한국판 '선샤인 액트(Sunshine Act)'로 불리는 경제적 이익 지출보고서 작성 의무화 제도가 6월 시행을 앞두고 정식으로 모습을 드러냈다. 

보건복지부는 최근 의무적으로 경제적 이익 지출보고서를 작성하고 제출토록 하는 내용의 약사법 시행규칙 개정안을 입법예고하고 5월 4일까지 의견 제출을 받기로 했다. 해당 시행규칙이 시행되는 건 오는 6월 3일. 

이제 제약업계는 지출보고서 의무화를 피할 수 없게 된 상황. 그렇다면 업계에서는 어떤 준비를 해야 할까? 관련 전문가들은 궁극적으로 지출과 관련된 회계 장부부터 시작해 지출보고서 작성까지 한 번에 이뤄질 수 있는 자동화된 모니터링 시스템을 구축해야 한다고 강조한다. 

사전준비 : 프로세스 검토와 고객 DB 마련

관련 전문가들은 지출보고서 작성 의무화 시행에 따른 준비를 위해서는 사전에 회사의 프로세스를 검토하고, 고객 데이터베이스를 구축할 것을 제안했다. 

회사 차원에서 정부의 지출보고서 작성 양식에 따라 그 요구를 충분히 담아낼지부터 판단하라는 의미다. 

특히 업계 전문가들은 영업사원이 관리하는 의료인(고객)의 데이터베이스 구축을 강조했다. 

업계 한 전문가는 "고객, 즉 의료인의 소속 등이 담긴 정보가 정확하게 갖춰져 있는지부터 검토하길 바란다"며 "만일 해당 정보가 완전하게 갖춰지지 않은 상태라면 영업부서 에서 지출보고 양식이 요구하는 사항을 만족할 수 있을 만큼 구축하고 꾸준히 관리해야 한다"고 강조했다.    

고객DB 구축과 관리를 제안하고 나선 이유는 고객DB를 구축해야만 지출보고서의 지출 내역과 매칭이 가능하기 때문이다. 일례로 지출보고서 작성 의무화 시행 이후 영업부서에서 제품설명회 등을 진행하며 지출한 내역은 참석한 각각의 의료인 정보와 일치해야 하는데, 고객DB가 제대로 구축되지 않았다면, 지출보고서가 허위로 작성될 수 있다. 이 때문에 추후 문제가 발생할 여지가 다분하다는 지적이다. 

이 전문가는 "지출 내용이 담긴 장부와 지출보고서의 합계가 정확하게 일치해야 하는데, 만일 그렇지 않다면 그에 대한 규명이 필요할 것"이라며 "만일 문제가 발생해 국가기관으로부터 조사를 받게 된다면 당장 이 내용부터 의심하며 추궁할 게 당연하다"고 말했다.  

그는 "현재 대다수 국내사에서는 고객DB를 회사 차원에서 관리하지 않고 영업사원 개인이 관리하도록 하는 상황일 것"이라며 "전사적 차원의 고객DB 구축 및 관리가 사전에 반드시 이뤄져야 한다"고 말했다. 

본 단계 : 효율적 프로세스를 디자인하라

프로세스 검토와 고객DB 구축 등 사전작업을 마쳤다면, 회계 장부에 대한 디자인부터 시작해 지출과 보고 내역이 일치하지 않는 오류를 자동적으로 걸러낼 수 있는 모니터링 시스템을 갖춘 효율적인 프로세스를 디자인할 것을 제안했다.

먼저 회계 구조를 새롭게 디자인해야 한다. 지출보고서 작성을 위한 회계 장부와 구조를 마련하고, 지출보고서 관련 건에 대해서는 해당 회계 장부만 사용하도록 하라는 것이다. 

딜로이트 안진회계법인 황지만 이사는 "세부 회계 항목이 지출보고서와 일치할 수 있도록 회계 장부를 새롭게 하는 것도 반드시 준비해야 할 사항 중 하나"라며 "궁극적으로는 회계 장부와 정부 제출을 위한 지출보고서의 합계가 정확하게 일치하도록 해야 한다"고 말했다.

특히 회계 구조 디자인과 함께 자동적으로 회계 오류를 찾아내 리스트업 할 수 있는 자동화된 모니터링 시스템을 구축해야 한다고 강조했다. 

지출보고서 제출 의무화를 시행하는 정부의 취지가 투명한 관리와 감시감독인 만큼 발생할 수 있는 문제를 최소화하자는 의도다.  

예를 들어 영업부서에서 제품설명회를 진행한 뒤 지출 내역을 새롭게 개발할 시스템에 기입하면 관련 건에 대한 ERP 정보, 경비처리시스템에 포함된 정보 등이 취합돼 결과적으로 제출할 지출보고서 양식에 맞춘 자료가 만들어질 수 있는 시스템을 구축해야 한다는 것이다. 

물론 이 과정에서 제품설명회 지출 정보와 다른 시스템 정보가 일치하지 않을 때는 자동으로 명단이 구축돼야 한다. 

황 이사는 "문제가 발생했을 때 무조건 덮거나 장부를 조작하는 건 구시대적 발상"이라며 "정부는 문제의 사후처리를 더 중요하게 보는 추세인 만큼 오류에 대한 사후처리를 면밀히 준비하는 게 더 효율적이다"고 말했다. 

이 같은 자동화된 모니터링 시스템을 갖추기 위해서는 ERP시스템, 경비처리시스템 등 기존에 사측에서 사용하는 시스템과 인터페이스가 연동돼야 한다는 조언도 했다.

또 지출보고서 양식에 의료인의 서명은 필수인 만큼 영업사원이 의료인 서명을 전자서명으로 받을 수 있도록 모바일 인터페이스 구축 필요성도 언급했다. 

타임스케줄 : 이달부터 TFT 구성해야

오는 6월부터 시행되는 지출보고서 제출 의무화 제도. 언제부터 준비해야 할까? 전문가들은 지금도 늦었다며 당장 TF를 구성, 사전작업부터 수행하라고 말한다. 

우선 이달부터 늦어도 5월 안에 임원을 비롯해 영업부, 마케팅부, 재무부, CP부, 임상지원부서 등이 모인 TFT를 구성, 프로세스 검토와 고객DB 구축에 나서야 한다. 

이어 오는 7월까지 프로세스 검토를 마무리 짓고, 10월 전까지 자동화된 모니터링 시스템 구축을 위한 준비작업을 진행해야 한다. 

이후 올해 말까지 두 달여 동안 구축한 자동화 모니터링 시스템에 대한 시범 운영을 시행한 뒤 내년 1월부터 본격적인 지출보고서 제출 의무화를 맞아야 한다. 

황지만 이사는 "지출보고서 제출 의무화는 회사 차원에서 새로운 도약을 위한 기회로 삼아야 하는 만큼 직원 교육이 필요하다"며 "임직원 개개인의 행위 자체에 대한 변화도 필요한 시점"이라고 말했다.